Почему бизнес переходит на онлайн-решения для организации командировок

Почему бизнес переходит на онлайн-решения для организации командировок

Бизнес-тревел-агентства появились в девяностые годы, когда у компаний не было возможности самостоятельно купить билеты, для этого нужен был посредник.

Сегодня такой проблемы нет, и на смену устаревшим агентствам приходят облачные решения, которые дешевле, надежней, а главное, позволяют интегрировать командировки во внутренние процессы бизнеса. Например, сделать так, чтобы авансовые отчеты заполнялись автоматически, а данные о затратах попадали в управленческую отчетность.Совместно с одним из лидеров российского рынка по скорости роста, онлайн-решением Smartway, мы расскажем и покажем на примерах реальных компаний, как бизнес экономит время и деньги на командировках.

P. S. А если вы хотите сразу прочитать подробные отзывы о работе со Smartway от компаний «Додо Пицца», Модульбанк, Gett и других, то вам вот по этой ссылке.

Как работают онлайн-решения и что дают бизнесу

Внешне это платформы, которые напоминают привычные сайты для покупки билетов и проживания в отелях. Вы вводите направление, даты и получаете все доступные варианты по лучшим ценам. При этом бизнес также получает дополнительные услуги: тревел-поддержку 24/7, инструменты согласования и контроля расходов, закрывающие документы, оплату по счету и кешбэк от авиакомпаний.

«Мы технологичная компания и выбираем цифровые решения, которые помогают автоматизировать бизнес-процессы. Smartway помог нам наладить обмен данными с системой документооборота: мы настроили интеграцию с «1С» и оптимизировали работу бэк-офиса и бухгалтерии».— Виктория Киселева, HR-менеджер «Додо Пиццы».

Посмотреть, как работает платформа, и сравнить цены вы можете в бесплатной демоверсии Smartway.today.

Как бизнес экономит деньги

3 главных преимущества, за счет которых можно снизить затраты на командировки до 15%:

  1. Стоимость билетов и отелей. Платформы подключаются к десяткам поставщиков и сравнивают цены в режиме реального времени. Как итог, пользователи получают лучшую цену на конкретный билет или номер в отеле. Менеджеры агентства не имеют возможности моментально сравнить разных поставщиков и в целом заинтересованы продать самый дорогой вариант, чтобы получить дополнительную комиссию. Поэтому часто клиенты не получают лучшие условия.
  2. Прозрачное ценообразование. Работая с агентствами, клиент вынужден оплачивать все их высокие операционные расходы. Заявки приходят по электронной почте или телефону и требуют времени сотрудника: он должен прочитать заявку, связаться с заказчиком, уточнить детали, подобрать варианты, согласовать, выкупить и отправить ваучеры. Время этого сотрудника всегда оплачивает клиент и чаще всего за счет скрытых наценок. Онлайн-платформы — это автоматизированный бизнес, люди только оказывают тревел-поддержку.
  3. Возможность интеграции. Сервис хранит данные о сотрудниках и поездках централизованно, поэтому компании могут интегрироваться с платформой. Например, можно подключить интеграцию с учетной системой и автоматически передавать в нее информацию для создания авансовых отчетов.

«Чтобы решить проблемы, мы перешли на Smartway и продолжаем с ними сотрудничать до сих пор. Мы охотно пользуемся возможностью настройки лимитов и тревел-политик для сотрудников, например, есть направления, где мы четко прописали доступы и ограничение по стоимости. Рядовой сотрудник, войдя в систему, увидит лишь те отели, которые находятся в пределах установленного для него лимита».— Яна Громова, управляющий директор блока поддержки бизнеса Модульбанк

Результаты работы со Smartway: Модульбанку удалось снизить расходы на 4 млн рублей в квартал.

Как реализован контроль затрат на командировки

При бронировании поездок через агентство кто-то должен следить за соблюдением тревел-политики компании. Одним сотрудникам можно летать бизнес-классом, другим — нет, одним можно бронировать пятизвездочные отели, другим — только четыре звезды и так далее. Онлайн-сервисы дают инструменты для автоматического контроля соблюдения корпоративных правил. Система просто не дает приобрести билет или номер в отеле, если он не соответствует правилам компании.

Хотите, чтобы сотрудники согласовывали каждую покупку? Это настраивается просто. Вместо кнопки «Купить» сотрудник увидит кнопку «Отправить на согласование». Руководитель получит письмо с деталями поездки и сможет согласовать или отказать прямо из письма.

«Доступ к Smartway со своим лимитом имеют все, кто часто ездит в командировки. Также не возникает вопросов «А можно мне такой-то отель?». Все доступные предложения сразу видно в сервисе. А еще практически сошли на нет ситуации с переносом рейсов. И в целом теперь на всё бронирование уходит меньше времени: встроенные инструменты делают согласование простым и автоматизированным процессом».— Дмитрий Рыжов, директор по маркетингу Gett Россия

Два главных преимущества для бухгалтерии: интеграция с «1С» и гибкие закрывающие

В Smartway есть встроенная интеграция с «1С: Бухгалтерия», она не требует разработки, поддерживается «1С» и подключается за две минуты.Вот как это работает.

  1. Билеты автоматически загружаются в «1С: Бухгалтерию» и учитываются по факту покупки. При создании авансового отчета билеты автоматически прикрепляются к нему, а НДС попадает в книгу покупок.
  2. Если сотрудник заполнил авансовый отчет внутри системы Smartway, то он автоматически загрузится в «1C». Бухгалтеру необходимо только подтвердить данные и провести отчет.

Гибкая настройка закрывающих документов:

  • формируются с любой периодичностью;
  • могут разделяться по видам услуг, центрам затрат или формироваться на каждую покупку, вы сами выбираете, как вам удобно;
  • копии всегда доступны в сервисе, а оригиналы отправляются по почте или ЭДО.

Документы всегда доступны в личном кабинете. Можно настроить автоотправку документов на электронный адрес бухгалтерии и всегда получать их вовремя. Разумеется, это не исключает отправку оригиналов или работу по ЭДО.

Smartway помог нам наладить обмен данными с системой документооборота: мы настроили интеграцию с «1С» и оптимизировали работу бэк-офиса и бухгалтерии.— Виктория Киселева, HR-менеджер «Додо Пиццы»

Как онлайн-платформы упрощают работу руководителей: 3 главных преимущества

  1. Аналитика настраивается под компанию: вы сами выбираете, какие метрики должны анализироваться и в каком разрезе — проектов, департаментов, холдингов или в любых других форматах.
  2. Интеграция с ERP-системой: все затраты на командировки будут автоматически учитываться и разноситься по правильным полям «1С».
  3. Все действия сотрудников сохраняются в системе: всегда можно посмотреть, кто согласовал поездки, кто приобретает билеты в последний момент, а кто нарушает тревел-политики.

«Немаловажное преимущество сервиса — отчетность. Мы настроили доступ для сотрудника финансового департамента, он видит затраты на поездки в каждом проекте и получает готовые документы для бухгалтерии. Возможность выбора кост-центра значительно облегчает работу.

В Smartway даже можно настроить, с какой периодичностью в личном кабинете будут появляться закрывающие документы, и есть удобные аналитические инструменты, которые облегчают анализ по любым параметрам».— Надежда Николаева, старший финансовый менеджер Alvarez & Marsal

Если в компании есть тревел-менеджер, то вот как онлайн-платформа сделает его работу эффективней

Если вы не планируете раздавать доступы сотрудникам, то можно ограничиться личными кабинетами только для сотрудников, которые отвечают за организацию поездок: тревел-менеджера, секретаря, ассистента. В этом случае менеджеры самостоятельно купят для всех сотрудников необходимые услуги, а онлайн-платформа упростит их работу.

  1. Все данные о сотрудниках сохраняются, не надо каждый раз вводить паспортные данные или отправлять их в агентство.
  2. Контроль тревел-политик: тревел-менеджерам необязательно держать в голове, что Иван Петрович может купить билет за 5 тысяч, а Петр Иваныч — за 10 тысяч рублей. Система сама проверит соответствие и предупредит, если тревел-политика нарушена.
  3. Бесплатная отмена авиабилетов. Если вы купили билет по ошибке, то в течение нескольких часов вы можете бесплатно его сдать, даже если это невозвратный тариф. Этот функционал полностью автоматический, вам не придется писать и ждать ответа менеджера.
  4. Если у вашей компании есть прямые договоры с авиаперевозчиками или гостиницами, то эти условия будут автоматически отражены в системе.

«Теперь сотрудники подают заявки на поездки через систему внутреннего документооборота, где сразу указывают условия и пожелания. А менеджер подбирает, бронирует и оплачивает отели и билеты через Smartway.

Для нас важно, что всё происходит в одном сервисе и что интерфейс действительно удобный».— Виктория Киселева, HR-менеджер «Додо Пиццы»

А если что-то случится, куда обращаться?

Агентства выделяют на компанию персонального менеджера, и это не всегда хорошо. Помощь может понадобиться в любой момент, но ни один менеджер не работает 24 часа в сутки: у него выходные, отпуск и больничный, он может уволиться. Персональный менеджер — это миф, который помогает продавать агентствам свои услуги. Более того, это еще один человеческий фактор и дополнительные риски, если сотрудник уволится или заболеет.

В онлайн-решениях, таких как Smartway, поддержка доступна 24 часа 7 дней в неделю, а информация об обращениях клиентов хранится в бэк-офисе. Когда компания пишет в поддержку, менеджер сразу видит историю переписки, комментарии по предыдущим запросам и другую необходимую информацию. Сотруднику компании не приходится каждый раз объяснять ситуацию, решения всегда учитывают предыдущий опыт.

Кроме стандартных ситуаций типа «опоздал на самолет», поддержка обрабатывает сложные запросы. Нестандартный запрос, который периодически решает Smartway, — аренда вертолета.

Как подключить

Онлайн-решение подключается просто. Не нужно скачивать и устанавливать отдельные программы — сервис работает в интернете. Вы просто вводите на сайте логин и пароль и заходите в личный кабинет, где подбираете и оплачиваете нужные услуги. Для удобства можно скачать мобильное приложение и организовывать деловые поездки из любой точки, где есть доступ к сети: по дороге на работу, в кафе во время обеда или прямо в аэропорту.

Получите демодоступ к Smartway и попробуйте онлайн-решение бесплатно.

Подробнее: smartway.rbc.ru

admin